14 Resereglemente

Varje resa ska vara överenskommen med närmaste chef. Det är varje anställdas ansvar att följa dessa riktlinjer samt att alltid eftersträva en så kostnadseffektiv rese- och utläggshantering som möjligt samtidigt som kraven på miljö, säkerhet och tid beaktas.

14.1 Färdmedel

Vid val av färdmedel och färdsätt ska, utifrån varje resesituation, det som är mest fördelaktigt för bolaget användas. Såväl kostnader, miljöeffekter som tidsaspekt ska beaktas.

14.1

Se separat dokument ”Bilpolicy”.

14.1.2 Flyg

Flyg används för tjänsteresa som inte gynnas av att åka tåg. Flygresor ska så långt det är möjligt ske i ekonomiklass/turistklass eller motsvarande.

14.1.3 Hyrbil

Hyrbil får användas efter överenskommelse med ansvarig chef. Bilstorleken skall följa behoven.

14.1.3 Taxi

Om taxi används vid tjänsteresa, vilket undantagsvis får ske om det anses nödvändigt mot att använda allmän kollektivtrafik, ersätts den faktiska kostnaden mot kvitto.

14.1.4 Tåg

Vid resa med tåg skall i huvudsak 2:a klass användas.

14.2 Hotell

Om tjänsteresa kräver övernattning kan hotell bokas. I huvudsak väljs mellanklass hotell med erforderlig standard och rimligt pris.

14.3 Resebokning

Resebokningar ska ske via resebyrå Reed & Mackay (SE, FI, DK) eller Travelnet (NO).

Anställda som reser i tjänsten skall planera och boka sitt resande i god tid så att de möjligheter som finns till olika prisreduktioner kan utnyttjas.

14.4 Resebetalning

De eventuelle utlägg som uppkommer vid tjänsteresa rapporteras i reseräkning och attesteras av närmaste chef. Därefter utgår ersättning via lönehanteringen.

14.5 Traktamente

CampusPharma tillämpar traktamente enligt respektive skatteverks regler i Sverige, Norge, Finland och Danmark.

14.5.1 Inrikes

Traktamente är en ersättning som man som anställd kan få av sin arbetsgivare när man reser i tjänsten. För traktamente inom respektive nordiskt land hänvisas till det lokala Skatteverkets för var tid gällande regler.

14.5.2 Utrikes

Traktamente är en ersättning som man som anställd kan få av sin arbetsgivare när man reser i tjänsten. För utlandstraktamente inom respektive nordiskt land hänvisas till det lokala Skatteverkets för var tid gällande regler.

14.5.3 Konferens/utbildning

Anställd som deltar i kurser eller konferenser med övernattning och där CampusPharma betalar för mat och uppehälle har rätt till traktamentsersättning med måltidsavdrag. I Sverige får man traktamente vid övernattning (konferens/utbildning) under förutsättning att man är minst 50km från arbetsplatsen.

14.6 Representation

Representation är aktiviteter såsom måltider, presenter, besök på nöjeslokaler etc., där CampusPharma betalar för arrangemanget.

14.6.1 Externt

För att få ersättning för representation ska det godkännas av närmaste chef.
För ersättning för eget utlägg vid representation måste kvitto uppvisas och följande noteras:

• orsak till representationen
• vilka personer som var med

För de skattemässigt avdragsgilla beloppen vid representation hänvisas till Skatteverkets för var tid gällande regler.

14.6.2 Internt

Ska godkännas av chef. Skatteverkets regler ska följas beträffande vad som räknas som intern representation utan att förmånsbeskattas.

14.7 Reseräkning & Utlägg

Vid tjänsteresor erhåller den anställde ersättning för faktiska biljett- och hotellkostnader samt traktamente, ersättning för tjänsteresor i egen bil och tjänsteresor utomlands i enlighet med respektive lands Skatteverk och/eller Arbetsgivarens gällande regler, anvisningar och policy.

Utläggen tas upp på en reseräkning i Visma resa eller Comp Expense, som lämnas till löneansvarig efter attest av behörig chef. Utbetalning av traktamente, bilersättning och utlägg sker i samband med löneutbetalning.

Ersättning för traktamente, bilersättning och utlägg lämnas inom en månad annars kan inte avdrag för moms genomföras.

Originalkvitto samt kopia av reseräkning skall lämnas in till ekonomiavdelningen.